如(ru)果(guo)想讓會議取得成功，成立專門(men)的(de)(de)臨時小組負責特別的(de)(de)工作(zuo)，這(zhe)樣可以做到(dao)分工明確，提高工作(zuo)效率。我們(men)可以先(xian)制定(ding)一個(ge)計(ji)劃，然后確定(ding)時間(jian)、地點(dian)、人(ren)員、活動(dong)、過程等。然后通(tong)過領(ling)導的(de)(de)審查，指揮實施和規劃崗位。每(mei)年(nian)通(tong)常(chang)會根據行業(ye)(ye)特點(dian)、企業(ye)(ye)結構、企業(ye)(ye)文化、季節特點(dian)、成本預算(suan)等設置不(bu)同(tong)類(lei)型的(de)(de)會議，如(ru)答謝客戶、員工總(zong)結、公(gong)司總(zong)結、企業(ye)(ye)聯盟、年(nian)終獎、公(gong)司聚(ju)餐等。

場地(di)總體布(bu)局可(ke)分為內場和(he)外(wai)場。

外場布置包括(kuo)酒店餐廳(ting)外場、大(da)廳(ting)、賓客路(lu)線(xian)和宴會廳(ting)接待室。外場的(de)布置主要是引(yin)導來賓前(qian)進的(de)方向，讓(rang)他(ta)們提前(qian)體驗(yan)企業(ye)會展的(de)氣氛。

因此，招牌/背景墻/洗手盆通(tong)常(chang)布置(zhi)在顯眼(yan)的地方。會議廳前(qian)廳可(ke)設置(zhi)簽到(dao)臺、合影處、互動場所。如果有茶歇，也可(ke)以安排點心區。

室內(nei)部分(fen)包括舞臺(tai)、燈(deng)光(guang)、音響、餐(can)桌(zhuo)椅的(de)(de)基(ji)本搭配(pei)。需(xu)(xu)要(yao)注(zhu)意(yi)的(de)(de)是，舞美效果(guo)的(de)(de)分(fen)配(pei)應(ying)根據(ju)場地的(de)(de)大小和會展方案的(de)(de)需(xu)(xu)要(yao)而定。重要(yao)的(de)(de)是要(yao)考慮現場的(de)(de)安(an)全因素，確保會場的(de)(de)安(an)全。

燈光(guang)音響(xiang)設(she)備(bei)對你的(de)(de)會(hui)議活(huo)動(dong)的(de)(de)演示有很(hen)(hen)大的(de)(de)影響(xiang)，而(er)且往(wang)往(wang)也對預算(suan)(suan)有很(hen)(hen)大的(de)(de)影響(xiang)。當您考慮(lv)到(dao)其他音頻和(he)視頻成(cheng)本(ben)(如投影儀、互聯網(wang)接入和(he)視頻服務(wu))時，這(zhe)一類別很(hen)(hen)快就成(cheng)為(wei)預算(suan)(suan)中大的(de)(de)數字之一。

會議策劃(hua)的(de)(de)活(huo)動(dong)(dong)計劃(hua)是其(qi)中(zhong)關鍵的(de)(de)環(huan)節之一(yi)。在活(huo)動(dong)(dong)計劃(hua)中(zhong)，要(yao)(yao)包括(kuo)活(huo)動(dong)(dong)的(de)(de)總體目標(biao)、時間、形式、一(yi)般流程和費用預算。需要(yao)(yao)準(zhun)確的(de)(de)分析和制備(bei)。如果(guo)你覺得你的(de)(de)活(huo)動(dong)(dong)計劃(hua)更(geng)受歡(huan)迎，你也可(ke)以準(zhun)備(bei)更(geng)多(duo)的(de)(de)計劃(hua)方(fang)案，把它們(men)備(bei)用。